在我們伍方會議服務(wù)數(shù)個會議的過程中，曾經(jīng)也發(fā)生過多次的緊急情況，及時做好的很周全的會議前期策劃準(zhǔn)備工作，不可避免的、意外的事情還是會發(fā)生。

      如果您已盡了最大的努力進行準(zhǔn)備，但還是出現(xiàn)了很棘手的情形，那么記住要先解決問題，然后再追查原因。舉例來說，假設(shè)您為客人們的休息時間準(zhǔn)備了30加侖咖啡，卻只送來了3加侖，那么您最急需做的是立刻從廚房里把余下的27加侖拿來，而不是在這緊要關(guān)頭追問“到底是誰的過失”。當(dāng)事情解決后，局面已在掌控之中時，再回過頭來正確地判斷過失是如何發(fā)生的，并及時總結(jié)經(jīng)驗以杜絕再次出現(xiàn)這樣的情況。

                                  
      為了幫助您靈活地應(yīng)付各種危機，我們將談到幾個與現(xiàn)實會議息息相關(guān)的危機案例。在這些情況發(fā)生時您該怎樣做？

 醫(yī)務(wù)緊急情況
     “在常規(guī)會議召開前，一位參會人員突然心臟病發(fā)作，跌倒在舞會大廳。”

 您該怎么做呢？

                                 
     立刻聯(lián)系酒店安全部門或者酒店指定的突發(fā)事件負(fù)責(zé)人。告訴他們發(fā)生了什么事和事件發(fā)生的具體位置，提示對方立刻撥打120，并以最快的速度找到酒店內(nèi)部的護理人員。（不要自己撥打120，除非當(dāng)時情況特殊，沒有更快捷的方法，因為酒店專業(yè)的安全人員可以更好地會見醫(yī)務(wù)人員并陪同他們來到現(xiàn)場。）如果來賓在救護人員到達現(xiàn)場之前就停止了呼吸，那么您該立刻詢問現(xiàn)場人員，看看是否有專業(yè)的醫(yī)護工作者，讓他們來施行心肺復(fù)活術(shù)（CPR），您也可以自己來做，如果您曾被相關(guān)單位鑒定有這方面的專業(yè)知識。

                                 
      同時，指揮在場工作人員封鎖主要入口，讓參會者通過另外一條通道離開舞廳，及時疏散。如果只有一個入口，您必須盡量延遲會議的召開直到現(xiàn)場沒有閑散人員妨礙發(fā)病人員的救治。

                                
    您應(yīng)該怎樣做來避免這樣的危機？如果您沒有準(zhǔn)備的話，這樣的危機將釀成一場悲劇。沒有人能夠預(yù)料一次心臟病的發(fā)作。您能做到的最好的準(zhǔn)備就是在活動前做好以下工作：

1.回顧酒店突發(fā)事件的應(yīng)急部門及其工作程序。
2.獲得重要的聯(lián)系人號碼并發(fā)給您所有的員工。很多團隊在他們會前會的計劃綱要中都標(biāo)明了緊急情況聯(lián)絡(luò)號碼。

3.確保您的工作人員受過CPR訓(xùn)練。

 酒店沒有足夠的房間怎么辦？                            

 “在下午2點，總部酒店突然告訴您，房間已經(jīng)安排滿了，不得不將您的40名來賓分去附近另一家（距離總部酒店路程15分鐘遠(yuǎn)近的）類似（或少一兩個星）的酒店住一晚。”

您該怎么做？

 因為這種情形并不少見，所以建議每個會議專業(yè)人員都要做好以下的預(yù)防工作：

1.要求酒店盡可能早地提前給您通知，提醒您哪些參會者可能要被重新安排并步行去酒店。2.在您的合同里包含一條關(guān)于重新安排的讓步條款，規(guī)定當(dāng)一個客戶被重新安排后，無論客戶所持態(tài)度如何，都可獲得以下增設(shè)的服務(wù)項目：
 a.在新的酒店里每晚提供一個在總部酒店中不可獲得的免費房間。
 b.免費的五分鐘通話時間，以便讓其伙伴知道這個變更。
 c.提供新酒店和總部酒店之間的免費交通服務(wù)（或者報銷交通費用），直到來賓被重新安排到總部酒店為止。
 d.當(dāng)來賓回到原定酒店時，提供其更好級別的服務(wù)。
 e.當(dāng)來賓回到原定酒店房間后，為其在客房內(nèi)舉行小型的歡迎儀式。
 f.一封給來賓的道歉信，承認(rèn)酒店為重復(fù)預(yù)定的錯誤事件負(fù)責(zé)。
這些讓步的目的是說服客人“想去”另一家酒店。控制好整個局面永遠(yuǎn)是最關(guān)鍵的。

                                
3.了解哪些酒店有擔(dān)當(dāng)“超員酒店”的傳統(tǒng)習(xí)慣，您可以刪掉那些不符合您標(biāo)準(zhǔn)的酒店。當(dāng)然，如果整個城市的酒店都滿員了，您就沒有別的選擇了。

                                
   在現(xiàn)場，您可以讓酒店先安排其他客人（例如，臨時性旅客或者其他團隊）更換酒店，再來安排您的團隊。如果您的合同中包含以上讓步條款的話，酒店更愿意讓合同中不含這個條款的團隊離開。

    您還可以讓您的員工合住以便騰出額外的房間。（不要試圖讓您的客戶團或高層領(lǐng)導(dǎo)合住一個房間。）

                                 
     還有一個選擇是跟酒店商議，看看是否能夠通過前臺尋找一些自愿轉(zhuǎn)讓房間的客人，并給他們一些獎勵。獎勵可以包括上述讓步條款中的項目、一些現(xiàn)金或者將來在該酒店及其附屬酒店的免費住宿時限。

                                 
     如果重新分配客房已成必然，那么下一步您就要做得很堅決。檢查未到人員名單，并制定一份在任何情況下絕對不能重新分配房間的來賓列表（例如非常重要的客戶、發(fā)言人）。

                              
    您要怎樣做來避免這個危機呢？您應(yīng)該在4個月（或更久）前就每周跟蹤一次您所預(yù)訂的酒店的入住情況，并與飯店保持緊密聯(lián)系。這樣做以后，您和飯店在那時就不會感到突然了。一些客人還是有可能被迫轉(zhuǎn)讓客房，但是您可以提前幾周給他們通知。                          
   總之，這些都是大家不愿意看見的和發(fā)生的，但是我們要做好準(zhǔn)備，不然到時候如果說沒有能處理好的話，對會議的效果會有很大影響，所以作為會議服務(wù)的專業(yè)公司-杭州伍方會議服務(wù)將在這塊處理緊急情況上最好培訓(xùn)，讓所以的員工都能處理好這種問題。