會(huì)議簽到前期、中期有哪些工作內(nèi)容？會(huì)議簽到流程、會(huì)議活動(dòng)簽到細(xì)節(jié)有哪些注意事項(xiàng)？會(huì)議活動(dòng)服務(wù)公司、杭州年會(huì)策劃服務(wù)公司——伍方會(huì)議聯(lián)合業(yè)內(nèi)資深經(jīng)驗(yàn)的活動(dòng)人一道編寫了會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)簽到模塊的執(zhí)行規(guī)范。

一、前期

1.前期確認(rèn)信息：

（1）收集完整客戶名單與抵達(dá)信息；

（2）確認(rèn)用房數(shù)與房型；

（3）確認(rèn)分房要求及標(biāo)準(zhǔn)；

（4）確認(rèn)是否預(yù)留房間、明確保底房間數(shù)量；

（5）簽到處需要至少一名知曉嘉賓情況的對(duì)接人在

場(chǎng)，以便碰到非名單內(nèi)的嘉賓到場(chǎng)及時(shí)核實(shí)；

（6）確認(rèn)簽到臺(tái)的擺放位置及時(shí)間、簽到臺(tái)所需物品(電源、電話、網(wǎng)線、指示牌、水牌等）；

（7）確認(rèn)VIP房間及客人姓名；

（8）工作人員分工與職責(zé)；

（9）簽到所需道具；

2.簽到臺(tái)布置及物品準(zhǔn)備

準(zhǔn)備筆、紙、訂書機(jī)、簽到表、分房表、電腦、電子簽到設(shè)備、一米欄、裝飾品等；

3.會(huì)議資料及禮品準(zhǔn)備

（1）嘉賓證、參會(huì)證、媒體證、主辦方、工作證等分類擺放；

（2）資料袋中一般包括議程、會(huì)議期刊、會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議資料、餐券、禮品等；

4.注意事頊

在酒店及會(huì)場(chǎng)的主要通道及入口處，應(yīng)設(shè)有指引牌或顯示屏進(jìn)行指引。

2020新東方年會(huì)掃碼電子簽到環(huán)節(jié)

二、中期

1、彩排

（1）前臺(tái)所有人員都參與；

（2）認(rèn)真嚴(yán)格按照既定流程進(jìn)行，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決并改變策略；

2.簽到

（1）隨時(shí)與接機(jī)接站組保持聯(lián)系，及時(shí)得到機(jī)場(chǎng)/車站接駁車輛發(fā)車情況；

（2）提前準(zhǔn)備即將抵達(dá)酒店的客人的簽到表；

（3）看到客人到達(dá)會(huì)場(chǎng)或酒店大堂時(shí)，應(yīng)主動(dòng)詢問是否為參會(huì)嘉賓；

3.取房

跟酒店確認(rèn)每次取房的房號(hào)、房數(shù)、房型進(jìn)行記錄，簽字確認(rèn)；

4.分房

安排房間要確定好性別，避免男女混住的尷尬；

6.核對(duì)整理各種數(shù)據(jù)

（1）簽到處整理當(dāng)日實(shí)到客人人數(shù)、各區(qū)域人數(shù)；

（2）分房處統(tǒng)計(jì)實(shí)際用房數(shù)、房型；

（3）統(tǒng)計(jì)會(huì)議資料及禮品的實(shí)際發(fā)放數(shù)量，與簽到表登記的數(shù)量核對(duì)；

7.收集整理簽到臺(tái)剩余物品

8.會(huì)議期間工作

（1）收集整理返程信息；

（2）會(huì)議相關(guān)事宜的咨詢：包括日程安排、會(huì)議地點(diǎn)等；

（3）會(huì)議期間的叫早設(shè)定、每天房間數(shù)的統(tǒng)計(jì)確認(rèn)；

（4）專人負(fù)責(zé)接待客人領(lǐng)取發(fā)票；

9.注意事項(xiàng)

（1）統(tǒng)計(jì)客人信息時(shí)，保留客人發(fā)送的原始資料；和客人對(duì)完信息后，及時(shí)將更改后的信息發(fā)給客戶確認(rèn)；

（2）遇到客人調(diào)換房間或物品，需及時(shí)做好登記；

（3）因?yàn)楹桨嗉按蟀徒玉g等原因，可能同一時(shí)間會(huì)有大批量參會(huì)人員到達(dá)，需要提前安排好現(xiàn)場(chǎng)維持報(bào)到注冊(cè)秩序工作人員。

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